Guide d'utilisation

Sommaire

Présentation

OpenCantine se présente sous la forme de 7 onglets; Comptes, Enfants, Réservations, Absences, Prestations, Factures, Paiements, qui vous permettent d'accéder aux données du même nom.

Créer un compte

Pour créer un nouveau compte, il suffit de se rendre sur la page d'accueil et de cliquer sur le lien "S'inscrire".

Après avoir renseigné le formulaire avec une adresse email, un mot de passe, un nom d'organisation (ex: Mairie de Village) et enfin d'un nom de structure (ex: Ecole Jules Ferry), le système vous enverra un email afin de vérifier que l'adresse donnée existe bien (et oui, si vous saviez le nombre de robots esseulés qui passent leurs journées à s'incrire un peu partout...).

Organisation/Structures kesako ?

Cette nouvelle version d'openCantine permet de gérer plusieurs structures dans la même "Organisation". Ainsi, si votre mairie doit gérer plusieurs écoles, vous devrez juste créer autant de structures qu'il y a d'école. Vous pourrez ainsi gérer les comptes familles de manière séparée mais dans la même application.

Enregistrer votre Organisation

Une fois connecté à openCantine, rendez-vous sur la page "Administration". Cette page "Administration" affiche un menu qui donne accès à l'ensemble des paramètres importants, tels que l'Organisation, les Utilisateurs et les Tarifs

Cliquez sur "Organisation" afin d'afficher les détails de votre organisation, comme la liste des structures et des classes, ainsi que les vacances scolaires. Cliquez "Editer" pour modifier les données de votre organisation.
Compléter l'adresse de votre organisation et le logo (ces informations apparaitront sur les factures et autres documents à entête).
La zone de vacances scolaires doit être renseignée afin que le système puisse faire la différence entre un jour en période scolaire et un jour de vacances.
Vient ensuite la liste des Structures qui doit déjà comprendre celle que vous avez saisie lors de l'inscription.
Pour ajouter une nouvelle structure, il vous suffit d'en saisir le nom dans la ligne vierge immédiatement en dessous.
Pour supprimer une structure, une case à cocher "Supprimer ?" s'afficher en face de la structure pouvant être supprimée (pas d'éléments liés).

Enregistrer vos tarifs

Une fois l'organisation et les structures en place, nous allons pouvoir paramétrer les prestations proposées par votre organisation (Cantine, Garderie...) et leurs tarifs. Pour se faire, rendez-vous à la page "Administration/Tarifs"

Commençons par un cas simple; vous proposez une prestation de cantine avec un repas au tarif unique de 5€.
Pour paramétrer correctement cette prestation, nous avons besoin :

Ca tombe bien, lors de votre inscription le système a créé une prestation et un tarif par défaut, qu'il suffit de supprimer pour en recréer un à votre convenance.
Pour ajouter une prestation de Garderie au Tarif "Général", il suffit d'ajouter un type prestation "Garderie" et d'ajouter ensuite un Tarif qui associe "Garderie" + "Général" + "son Prix en €".
Si vous avez plusieurs tarifs, ajouter autant de Type de Tarifs et de Tarifs que nécessaire.
Maintenant que l'organisation et les prestations fournies sont correctement paramétrées, nous pouvons ajouter Familles, Enfants et Réservations.

Ajouter une famille (Compte)

Pour ajouter un compte Famille, rendez-vous sur la page "Comptes" et cliquez sur le lien "(+) Compte".

Choisir la structure à laquelle appartient la famille que vous voulez saisir puis saisir les informations demandées.
La liste des Contacts permet de conserver les coordonnées de tous les contacts liés (maman, papa, tonton, mamie, etc).
Pour supprimfer un Contact, cochez "Supprimer?" et appuyer sur le bouton "Enregistrer", la demande de suppression sera alors effectuée.
Quand les données ont été saisies, n'oubliez pas de les enregistrer en appuyant sur le bouton "Enregistrer"
Une fois le compte créé avec succès, une page regroupant les informations du Compte ainsi qu'un résumé des données de comptabilité (Factures, Paiements, Solde) apparaît.
On peut y voir aussi la liste des Enfants liés à ce compte.

Ajouter un enfant

Pour ajouter un compte, ouvrir la page "Comptes" et cliquez sur le nom du compte concerné, la page d'information du compte apparait.
Cliquez sur "(+) Ajouter un enfant" et entrez les informations demandées, à commencer par sa classe, son nom (même s'il est identique à celui du compte).
Ne pas oublier de choisir le tarif adapté et de signaler les allergies éventuelles.
L'étape suivante consiste à reserver les prestations.

Inscrire un enfant à des prestations (Réservation)

Il s'agit maintenant de réserver une prestation parmi celles que vous avez créer lors du paramètrage des Tarifs.
Pour éviter les saisies rébarbatives une première réservation est proposée par défaut pour toute l'année scolaire.
Pour ce faire, il suffit de choisir le Type de prestation, de donner une date de début, une date de fin et la quantité souhaitée pour chaque jour de la semaine.
Enfin, vous pouvez noter la période voulue et si cette réservation concerne les jours en période scolaire ou les jours de vacances scolaires (selon la zone paramétrée dans 'Organisation')

Pour inscrire un enfant à la fois à la cantine et à la garderie, il faudra donc deux lignes, une par Type de prestation.
Si vous souhaitez inscrire l'enfant au centre de loisir pour les vacances de Février, il suffit d'ajouter une ligne avec le Type de prestation "Centre" (à créer dans Administration/Tarifs s'il n'existe pas déjà) et de saisir les dates de début et fin ainsi que d'activer le bouton "Hors période scolaire".
Pour inscrire un enfant au centre de loisirs pour toutes les vancances scolaires, il faudra juste que les dates de début et de fin couvrent toute l'année scolaires et que le bouton "Hors période scolaire" soit activé

Les Prestations

Les prestations sont créées automatiquement chaque jour (dès potron-minet) sur la base des réservations.
Pour connaitre les prestations qui ont été consommées et qui seront donc ajouter automatiquement lors du traitement, il faut se rendre sur la page "Administration/Comptabilisation des prestations" et cliquer sur "Lancer".
Un rapport affichera le détails des prestations succeptibles d'être ajoutées.

Si une prestation n'a pas été consommée, vous pouvez soit la modifier, soit la supprimer en allant sur l'onglet 'Prestations' si vous souhaitez que la prestations n'apparaise pas sur la facture.
Sinon il suffit ajouter une 'Absence', ce qui annulera la facturation de la prestation.

Les Absences

Pour ajouter une Absence, rendez-vous sur la fiche de l'enfant concerné en allant que l'onglet "Enfants" puis en cliquant sur son Prénom.

Cliquer sur "(+) Ajouter une Absence" et renseignez les informations demandées, à savoir les dates de début et de fin ainsi que la période (matin, midi, soir).

La Facturation

La facturation consiste à regrouper les prestations consommées durant un mois donné et d'en établir les factures.
Pour lancer la "Facturation", rendez vous sur la page "Administration/Facturation prestations" et cliquez sur "Lancer" une fois la période choisie.
Une facture par compte sera alors créée avec le détails des prestations consommées.

Notez que par défaut les factures ne sont pas réellement créées. Un rapport détaillé est produit afin de voir ce qui serait facturé.
Pour créer et enregistrer réellement les factures, activer le bouton "Enregistrer les changements ?"
Les factures créées s'affiche alors dans l'onglet 'Factures'. Pour afficher la facture en PDF, cliquez sur l'icone PDF situé au bout de chaque ligne, à droite.

Facture manuelle

Vous avez la possibilité d'ajouter une facture manuelle où tous les éléments sont libres, montant, prestations et tarifs.
Pour ce faire, rendez vous sur la page du Compte concerné et cliquez sur "Nouvelle facture".
Une fois enregistrée, cette facture sera ajoutée à la liste des factures et comptabilisée dans la solde du compte.

Avoirs

Comme le montant de la facture manuelle est libre, vous pouvez créer des avoirs en indiquant un montant de facture négatif.

Le solde famille

Pour afficher le solde d'un compte famille, rendez vous la page du compte concerné; le solde apparait dans un cartouche dédié.

Le relevé de compte (Balance)

Pour voir la balance d'un compte qui liste l'ensemble des opérations (factures/paiements), rendez vous la page du compte concerné et cliquez sur le bouton "Balance".

Remise de chèques (Paiements)

Pour saisir un paiement, rendez vous sur le compte concerné et cliquez sur "Ajouter un paiement". Une fois le paiement enregistré, le solde du compte est mis à jour automatiquement.
Vous retrouverer l'ensemble des paiements dans l'onglets 'Paiements'.
Pour exporter la liste des paiements vers Excel, il suffit de filtrer la liste des paiements selon la structure, période, mode de paiement. Une fois la liste voulue sous les yeux vous n'avez qu'à cliquer sur le bouton "Export XLS" pour générer une feuille de calcul Excel basée sur les éléments affichés.

Portail Parents

Le portail Parents (en construction) permet à un utilisateur de consulter son compte. Une fois connecté, l'utilisateur a accès aux informations de son compte (adresse, contacts, enfants, etc.), ainsi qu'à son relevé de compte (balance). L'utilisateur pourra aussi imprimer (PDF) ses factures en cliquant sur le numéro de facture. A terme, l'utilisateur pourra effectuer un paiement en CB afin d'alimenter son compte.

Pour donner l'accès à un utilisateur, il suffit aller dans "Administration/Utilisateurs" et d'ajouter un utilisateur ayant le rôle "User". Attention: pour que l'utilisateur soit associé à un compte, il est nécessaire que l'adresse email de l'utilisateur existe dans la liste des contacts du compte à associer.